プライベートとなると接触しないという方法もありますが、仕事ではそうもいかない場合もあります。
私もよく悩みます。
以下の流れで対応するようにしてはいかがでしょうか。
①事実を伝える。②自分の気持ちを伝える。③提案する。④代替案を出す。
例1: 依頼する場合
①午後からの会議で使用する資料を確認できておりません。②資料を会議で配布するため、コピーが間に合わなくなると問題になるので、お声をかけさせていただきました。③資料については、⚪︎⚪︎さん自身でコピーして配布することは可能でしょうか？④資料をお渡しいただければ私が印刷することも可能です。
例2: 反対意見を述べる
上司「忙しいだろうけど、この資料を今日中に仕上げといて？」あなた「①先日依頼された報告書が本日作成期限で定時までかかりそうです。②ただ本日私用のため定時で帰りたいです。③先ほどの資料の期日を延ばすことはできますでしょうか？④他の方にアサインしてもよろしいでしょうか？」
②では肯定的に表現することが大切です。
感情的に伝えると相手に不快感を与え、今後のコミュニケーションがとりにくくなります。
難しいとは思いますが、少しずつ取り組んでみましょう。